Como Recrutar e Gerenciar Voluntários

Por Susanna Vila

Parte da construção do seu sucesso significa alcançar uma maior visibilidade para obter novos recursos, incluindo voluntários. Se as ações que você concluiu ganharam notoriedade, as chances são que você tem uma oportunidade de atrair mais pessoas para a sua campanha. Comece recrutando voluntários, mas lembre-se o quão importante é ter um plano de gestão dos mesmos.

Recrutando…

Passo 1.

Em primeiro lugar, levará algum tempo para avaliar as necessidades de sua organização e de como você pode utilizar a ajuda de voluntários. Que tipo de suporte você está procurando?

A prestação de serviços diretos através do voluntariado envolve a participação ativa em serviços administrativos no geral, serviços de tradução, apoio na organização de eventos, e solicitação de doações.

Voluntariado de serviços especializados gratuitos são associações ou indivíduos exercendo suas habilidades profissionais como web design, contabilidade, e marketing.

Passo 2.

Que tipo de compromisso você espera dos voluntários? Prestação de serviço temporário ou efetivo? Elabore um texto de convocação e envie-o por e-mail para recrutar voluntários, e inclua uma descrição da sua organização ou campanha e quais seriam as responsabilidades do voluntário, assim como as habilidades específicas e disponibilidade de horário necessária. Você pode divulgar este anúncio em várias plataformas e mídias sociais para recrutar voluntários.

Passo 3.

Confira as diferentes ferramentas e plataformas disponíveis para a divulgação de oportunidades de voluntariado:

- Adicione a sua organização no Idealist e em listas de classificados para oportunidades de voluntariado. Idealist é uma plataforma de renome e respeitada “onde as pessoas e as organizações podem trocar recursos e idéias, encontrar oportunidades e colaboradores, e tomar medidas para realizar mudanças significativas.

- Crie um perfil no Jumo, onde qualquer um pode adicionar uma organização, desde que tenha um EIN (Employer Identification Number), então verifique e certifique-se que algum colaborador ainda não tenha adicionado o seu grupo.

- Se você está nos Estados Unidos, faça um perfil no VolunteerMatch

- Outros sites que podem ser úteis:

- Causecast

- Sparked

- Care2

- Do Something 

- Changents

- All For Good

Pesquise por aí e descubra quais os sites são fáceis de se usar e mais úteis a sua organização.

Dica!

Quando for adicionar informação pertinente ao seu anúncio, é muito importante adicionar palavras-chave porque é por elas que os interessados em oportunidades encontrarão o seu anúncio.

Passo 4.

Antes de se inscrever em diversas plataformas de mídias sociais para postar oportunidades, olhe nas suas redes existentes, presença online e estratégia na web.

- Pergunte aos seus amigos e conhecidos. Pedidos feitos pessoalmente são muito mais eficazes do que qualquer outro meio.

- Aproveite as suas contas no Twitter e no Facebook para satisfazer às suas necessidades.

Seus anúncios devem ser diretos e claros sobre o tipo de ajuda voluntária que você precisa, como “Procuro por voluntários para nos ajudar em nosso próximo evento no dia [data do evento]. Você pode ajudar? Envie um e-mail para [endereço de e-mail]” ou “Você pode nos ajudar na divulgação de nossa petição?”

Dica!

Aproveite o contato de networks como grupos de igreja, associações e etc para saber se eles desejam fazer o mesmo que você.

Passo 5.

Lembre-se que bombardear a caixa de entrada dos simpatizantes da sua causa é um ótimo jeito de conseguir voluntários. Leia Como Aproveitar Com Sucesso a Sua Lista de E-Mail Para a Sua Causa. Lembre-se de escrever no campo de assunto e no corpo do e-mail de forma clara e use uma linguagem que encoraje os destinatários a partir para a ação (e se voluntariar). Deixe claro que você não está solicitando doações, mas sim que você está procurando ajuda e experiência dos seus simpatizantes.

Passo 6.

Felizmente, as pessoas verão as suas postagens e responderão que elas gostariam de prestar um serviço voluntário para o seu grupo. Responda prontamente aos pedidos de voluntariado e forneça informações adicionais e detalhes. A qualquer momento que alguém se prontificar a ajudar, pergunte se possuem amigos que poderiam se juntar a causa também.

Passo 7.

Reserve um pouco do seu tempo para entrevistar e examinar cuidadosamente os possíveis voluntários.

Voluntários ocupam muito da disponibilidade de tempo dos coordenadores, então faça um processo de triagem cauteloso para ajudar a eliminar os que não forem suscetíveis de permanecer na causa por muito tempo. Se alguém quiser ser voluntário, comece por reunir-se de 15 a 30 minutos com o candidato a voluntário para falar sobre a organização, descobrir que tipos de coisas o candidato está interessado em fazer, e determinar se existe um serviço adequado. A entrevista também lhe dá uma oportunidade para avaliar as necessidades do voluntário, e se os transtornos que ele poderia causar não compensam as contribuições que ele possa dar.

Após a reunião, libere o entrevistado depois que você fornecer o material informativo e peça-o para entrar em contato em breve, se ele ainda estiver interessado na vaga. Isto pode ajudar a excluir as pessoas desqualificadas do processo seletivo.

Gerenciando…

Passo 8.

Uma vez que você já tenha selecionado os voluntários:

-É uma boa idéia explicar-lhes a visão, os planos e como eles se tornarão parte da equipe.

-É uma ótima idéia dar aos voluntários novas atividades e maiores responsabilidades conforme eles venham apresentando resultados ao longo do tempo.

-Importantíssimo: tenha um plano estabelecido de como se dará o treinamento dos voluntários novatos.

Passo 9.

Elabore um plano para a pessoa responsável pela supervisão e retenção de voluntários. Este cargo é chamado geralmente de Coordenador de Voluntários. Invista também em seus melhores voluntários (capazes e fiéis) recompensando-os com quantidades extras de treinamento.

Seja firme ao pedir a alguém para se retirar do grupo quando os transtornos que causam forem maiores que as contribuições que prestam.

Passo 10.

Uma habilidade fundamental para qualquer organização nova é a de gerir uma alta rotatividade de voluntários. Isto resume-se essencialmente a uma boa organização e arquivamento.

Muitas ONGs têm a sorte de ter um escritório composto por voluntários, mantenha algum tipo de registro na recepção ou na mesa do voluntário. O registro é usado como um histórico de quem telefonou, que procedimento foi feito, e que medidas foram tomadas. Ele também é usado para fazer anotações sobre outros trabalhos em andamento, e o que ainda precisa ser feito. Você pode fazer isso usando o Google Docs.

Certifique-se de incluir uma coluna indicando quem fará o quê, e outra para marcar quando um trabalho foi concluído. Junto com o histórico, você também deve manter um manual para os voluntários, com uma série de descrições de trabalhos voluntários relevantes.

As comunicações escritas e as boa práticas de manutenção de registros são essenciais para manter cada voluntário informado sobre as últimas realizações, e guiá-los na direção certa quando se perguntarem o que precisa ser feito.

Passo 11.

É uma boa idéia designar cada voluntário a uma equipe específica e a um papel claramente definido. As descrições de trabalho devem incluir, no mínimo, o seguinte:

-Cargo

-Propósito

-Responsabilidades (incluindo a apresentação de relatórios)

-Habilidades e conhecimento necessários

-Disponibilidade de tempo requerida por semana ou por mês, localização, benefícios e uma boa descrição das atividades do trabalho.

Às vezes, é recomendado anexar informações adicionais a descrição do trabalho, tais como mapa de localização, scripts de mensagens, etc.

Passo 12.

Organize eventos e encontros para os seus voluntários. Desta forma, eles se encontram com os outros, fazem amizades e se sentem parte de uma grande equipe.

Faça uma reunião, juntando um grupo de voluntários para aprender um conjunto específico de habilidades. Para seu próprio bem, tente agendar o treinamento dos voluntários em conjunto e não individualmente. Claro, alguns voluntários desempenham um papel muito específico na organização e isso exigirá uma atenção indvidualizada.

Faça um evento para a equipe de trabalho, semelhante a uma reunião dos voluntários, exceto que o objetivo é realizar uma determinada tarefa. Esta é uma ótima maneira de entreter as pessoas que se preocupam com as mesmas coisas e que realizam as tarefas propostas.

Passo 13.

Uma vez que eles não são pagos por suas valiosas contribuições, reconhecimento e recompensas são um aspecto importante do voluntariado para a maioria das pessoas. Qualquer um quer saber que o que está fazendo é importante, um componente crítico das metas organizacionais gerais, e é função do coordenador deixá-los a par de seu desempenho. Sempre agradeça seus voluntários. Elogie-os quando eles fizerem um bom trabalho. Mande notas de agradecimento para eles. Sempre que possível, agradeça-os publicamente em seu boletim informativo, em seu site, durante seus eventos. Dê títulos aos voluntários. Eles tem liberdade, eles transmitem informações sobre o papel do voluntário, e podem ser uma fonte de orgulho para muitos outros voluntários.

Recompense seus voluntários sempre que possível com pequenas coisas como passagens de ônibus, dinheiro para o estacionamento, belos cartazes, camisetas, presentes e eventos sociais ou festas.

Passo 14.

Recrutamento é um trabalho contínuo para o coordenador de voluntários - sempre que alguém manifestar interesse pelo seu trabalho, é uma oportunidade para recrutar um voluntário.

Outros bons lugares para recrutar voluntários estão em murais, comícios, eventos educacionais, reuniões e qualquer hora que você esteja falando.

A folha de inscrição é uma ferramenta útil de se usar, e deve incluir pelo menos campos para o nome, números de telefone, endereço de email e interesses.

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