Como Organizar um Grupo

Por Liss Nup

Reunir um grupo diversificado de pessoas para atingir um objetivo comum é uma tarefa difícil, que requer uma série de habilidades sociais e de grandes investimentos de tempo e outros recursos importantes. Sempre que possível, é aconselhável utilizar no início os serviços de um especialista em organização de grupos para auxiliar na obtenção dessa meta. A organização estudantil constrói grupos no campus universitário a partir do zero, criando uma nova liderança onde não havia e organizando os estudantes desorganizados. É um processo baseado em valores, onde as pessoas se reúnem para agir no interesse dos alunos e do bem comum.

Passo 1.

Ouvir os outros e descobrir interesses comuns através de reuniões individuais, sondagens, etc. Para começar, você vai precisar de um pequeno grupo de pessoas comprometidas que compartilham o mesmo ponto de vista sobre as necessidades do local onde vocês pretendem atuar e partilhar a sua vontade de formar uma associação para tratar de questões locais. Este pequeno grupo de indivíduos é referido como o grupo principal.

O número final de integrantes no seu grupo principal dependerá da quantidade de pessoas que você sente que irá ajudar melhor a definir a importância das questões sobre as quais o grupo irá se debruçar. É importante que os membros deste grupo principal sejam capazes de trabalhar bem em conjunto e compartilhem uma visão semelhante sobre as questões importantes que afetem o seu âmbito de interesse. Os membros do grupo principal devem sentir a necessidade de formar uma associação para tratar de questões pontuais.

Na medida do possível, garanta que os membros do grupo principal espelhem todo o campus universitário, seja por meio da associação, parentesco ou representação. Inclusão é essencial para evitar ser visto como “elitista.”

Nota: Restrinja o número de integrantes do grupo principal a no máximo 10 pessoas.

Passo 2.

Antes de começar a sugerir que os estudantes se organizem, você deve convence-los dos benefícios de formar uma associação estudantil. Alguns dos pontos a serem frisados são que as associações estudantis:

Ajudam a alcançar os objetivos comuns dos estudantes

Autoriza os universitários a controlar o que acontece no campus

Fornece aos universitários um canal de comunicação com os diretores, decanos, chefes de departamento, professores e outros grupos influentes

Ajuda os estudantes a trabalhar em prol da preservação e aperfeiçoamento da universidade

Possibilita aos estudantes tomarem parte dos processos decisórios que orienta as ações da universidade

Planejam atividades culturais no campus universitário

Oferecer um ambiente onde os segmentos mais dispares podem ser agrupados e fortalecidos pelos laços feitos entre si.

Dica!

Quando estiver recrutando, mire nos seguintes grupos de interesse:

Estudantes seletos para representar cada área [exatas, biológicas e humanas] e seus respectivos cursos mais influentes.

Comércio interno do campus

Proprietários, administradores e residentes de repúblicas ou pensionatos

Profissionais de renome: no mínimo os que representam os cursos mais expressivos nas áreas de exatas, biológicas ou humanas.

Professores, funcionários administrativos, decanos, diretores ou pró-reitores

Pessoas que tem um ponto de vista respeitado por outros membros [alunos e/ou funcionários] da universidade

Quando conseguir um número de 5 a 10 pessoas comprometidas com o projeto, passe para o Passo 2.

Dica!

Se o grupo principal se tornar muito numeroso, ficará impossível de se gerenciar e resultará em baixa produtividade.

Passo 3.

Reúna-se informalmente com o grupo principal. Marque o encontro em um lugar confortável de fácil acesso, como a casa de alguém. Faça isso o mais rápido possível, antes que os contatos percam o interesse. O primeiro encontro do grupo principal é muito importante. Ele define o tom das futuras reuniões. É fundamental que esse encontro seja bem organizado. Tenha uma lista provisória de atividades a serem feitas ou consideradas. Mantenha o encontro breve. Uma hora é tempo mais do que suficiente para a maioria das reuniões. Se possível, distribua [com uma semana de antecedência] a todos os membros do grupo uma cópia provisória da pauta de reunião.

Sugira e acorde planos de curto prazo. Como você pode envolver mais pessoas para decidir o que deve ser feito na universidade? Depois que o grupo principal definiu metas principais e tarefas, o tamanho da organização, naturalmente se expandirá enquanto comitês e grupos de trabalho são formados para atingir os objetivos do grupo estudantil.

Este é também um bom momento para começar a indagar sobre as fontes para o capital inicial e outros tipos de recursos disponíveis para ajudar o seu grupo com tais coisas como folhetos de impressão, manutenção de registros e para ajudar com o custo de envio ou distribuição de informações para a comunidade. Se você está organizando uma comunidade onde a dificuldade financeira é uma questão importante, considere a busca de fontes de financiamento de organizações de caridade, ou associações mais abastadas.

Durante esse encontro inicial o grupo precisará de:

 

Escolher um presidente - Um bom organizador sempre colocará a consecução dos objetivos da organização acima de ser eleito como presidente. Então, se o grupo decide selecionar alguém que não seja a pessoa que convocou o grupo, isso não impede que essa pessoa seja um participante ativo no processo em curso. Haverá muitas outras oportunidades para utilizar suas habilidades de liderança. Esse papel deve ser temporário, porque o grupo deve ter uma voz na escolha de uma liderança permanente.

 

Determinar os limites da universidade - Um passo importante no início de um plano de ação é determinar os limites da universidade. Limites típicos podem ser determinados por estradas ou características naturais ao longo da fronteira da universidade. Uma análise de um mapa de localização e um circuito ao redor da área pode sugerir limites lógicos para uma área de tamanho administrável.

Crie uma lista completa de indivíduos da universidade - uma vez que os limites tenham sido determinados, deve ser feita uma lista completa de estudantes, funcionários e comerciantes. A lista deve ser mantida atualizada durante todo o processo para permitir que todas as pessoas se envolvam. Para obter uma lista completa, você pode precisar bater de porta em porta.

Debata as ideias de cada pessoa envolvendo os problemas e necessidades da universidade.

Selecione uma questão para os universitários se mobilizarem em torno. Essa questão deve ser de fácil assimilação, e exposta de uma forma que possa ser comunicada facilmente e compreendida pelas mídias impressas, revistas, panfletos e brochuras, e se espalhar pelo boca-a-boca.

 

Discutir metas, projetos e preocupações - É muito importante que os objetivos iniciais do grupo sejam simples, de curto prazo e facilmente realizáveis. O sucesso atrai ainda mais sucesso. Se você achar que o grupo tropeçou no caminho e não parece querer seguir em frente, muitas vezes a causa está nas metas muito complexas e difíceis de alcançar.

 

Iniciar discussões sobre as formas de se atingir as metas - Para começar, uma lista elaborada rapidamente de ações e táticas em potencial é uma boa maneira de manter o foco e a energia. Mantenha essa espiral sob controle em uma discussão ausente de divagações sobre os prós e contras de atividades individuais, e evite que a ação de quem quer que seja domine a discussão muito cedo no processo de planejamento ou o seu grupo organizado pode ser transformado em um grupo de protesto sem objetivos acordados, estrutura ou métodos.

 

Identificar e recrutar líderes adicionais - Identificar outros líderes em potencial da universidade. A importância de um conjunto qualificado de liderança é muitas vezes ignorado quando um grupo estudantil se desenvolve. Uma liderança forte dá uma orientação organizacional, estabilidade e continuidade ano após ano, a motivação para agir, e unidade de propósito. A tarefa de recrutar e formar líderes tem que ser uma atividade contínua durante a existência de qualquer grupo estudantil.

Determinar as especialidades, talentos e disposição para participar – identifique qualquer talento especial, perícia, habilidades, recursos úteis e/ou qualquer área especial de interesse que qualquer membro possa ter. Também determine a disposição de participar e de ajudar de cada membro do grupo principal.

Nota: Alguns membros podem não ter disponibilidade para comparecer nas reuniões, mas possuem uma habilidade especializada que pode ser útil para o grupo mesmo que eles não compareçam nos encontros. Seja flexível e permita que os integrantes tenham várias maneiras de participar, enquanto mantém o fluxo de comunicação igualmente entre participantes assíduos e não-assíduos para que ninguém se sinta excluído.

Determine a frequência mínima, tempo e local para os membros comparecerem aos encontros regulares – O grupo principal precisará se reunir diversas vezes antes que esteja preparado para promover uma reunião aberta a todos os universitários. O grupo principal deve se reunir quantas vezes for preciso para formalizar uma estratégia organizacional antes  promover a primeira reunião aberta a todos os universitários do campus. Uma vez que a massa universitária esteja envolvida o grupo principal continuará se reunindo como um conselho consultivo para a recém-formada associação universitária.

Alguns pontos para se ter em mente:

Suas contribuições para a universidade são suas habilidades e capacidade de se organizar. Portanto, procure delegar responsabilidades aos outros.

Você deve procurar continuamente por líderes em potencial, ao invés de se contentar com apenas um ou dois.

Líderes podem ficar exaustos. Foque-se em delegar tarefas, dividir tarefas, e ter suplentes regularmente a disposição que estejam engajados e preparados para segurar as pontas quando for necessário.

Mantenha sua organização aberta e flexível o suficiente para receber novos membros e líderes para a sua associação estudantil.

A importância de uma liderança qualificada é muitas vezes ignorada durante o desenvolvimento da associação universitária. Uma liderança forte fornece a uma organização:

Orientação

Estabilidade

Continuidade ano após ano

Motivação para agir

Unidade de propósito

Passo 4.

Promova uma reunião estudantil ampla – Procure chegar a um acordo em relação aos interesses comuns e prossiga com os primeiros passos para lidar com um problema. Agende uma próxima reunião se necessário.

Como você adiantou o assunto com os membros do grupo principal, e todos eles partilham um ponto de vista semelhante, a discussão será focada e fuirá bem para acomodar os interesses dos membros do grupo principal.

Siga as orientações para reuniões do grupo principal, mas complemente com ações para comunicar detalhes para um público mais amplo usando posters, flyers, boca-a-boca etc. Sua primeira reunião aberta a todos do campus será difícil de prever em termos de quantidade de pessoas, então escolha um lugar onde um grupo pequeno não pareça “insignificante” mas que tenha espaço para acomodar um grupo maior caso os seus esforços atraiam um público maior. Se você possui um bom nivel de planejamento e comunicação, você terá uma platéia considerável a sua disposição, dependendo do apelo emocional causado nos universitários pelo assunto que será abordado.

Passo 5.

Questões de investigação, mais detalhadas, originadas das preocupações surgidas em reuniões estudantis. Identificar as partes interessadas (autoridades governamentais, empresas, funcionários e estudantes do ensino superior que provavelmente têm um auto-interesse no assunto). Considere a formação de subcomissões para espalhar a carga de trabalho e permitir que qualquer conhecimento de causa seja objeto de uma utilização eficaz, mantendo a todos interessados.

Passo 6.

Escolha uma questão para começar. Uma boa questão:

Será uma melhoria na vida dos estudantes

Será específica e possível de ser ganha

Terá um alvo bem definido e específico

Será harmonioso entre os estudantes

Formará lideranças (muitas pessoas devem ser capazes de se envolver e colocar a mão na massa)

Levará a novas questões, relacionadas com o auto-interesse das pessoas

Será consistente com os valores e a visão do grupo

Desenvolverá uma sensação de importância para o grupo

Dica!

Fuja da tentação de começar por uma questão que seja complexa e/ou de longo prazo, pois você estará se arriscando a sobrecarregar membros novatos e inexperientes e condenando o seu projeto a um fracasso prematuro.

Passo 7.

Decida o que fazer a respeito de alguma questão específica! Irá fazer reuniões com os funcionários da universidade para garantir o comprometimento deles? Você vai usar os meios de comunicação? Como você vai procurar envolver mais pessoas? Como você vai fortalecer a sua organização? Faça planos com base no que você aprendeu ao falar com as pessoas e em suas investigações. Você pode decidir que é preciso fazer um pouco mais de pesquisa, se acontecer algo inesperado. Faça mais pesquisas e mude seus planos a partir disso.

Dica!

Guarde sempre consigo uma cópia de seus planos e mantenha-a atualizada. Isso irá fornecer as orientações necessárias para a sua organização no futuro próximo.

Passo 8.

Coloque seus planos em prática!

Passo 9.

Avalie o que foi feito – aprenda com seus erros e acertos.

Promova uma reunião de análise de resultados com os elementos-chave. As coisas saíram como foram inicialmente planejadas? Como a liderança se saiu? Há algo que poderia ter sido feito de outra maneira? Houve a formação de novas lideranças? Houve algum ganho nessa experiência para a organização? Qual? Se alguma parte do planejamento falhou, façam um debate franco e aberto sobre isso o quanto antes, pois os acontecimentos ainda estão frescos na memória de todos os envolvidos, e antes que qualquer desilusão tenha tempo de se formar. Seja positivo e objetivo, e mantenha uma ênfase no aprendizado. Fuja da tentação de colocar a culpa em cima de alguém ou de um grupo.

Passo 10.

Comemore! Voluntários que nunca se divertiram podem ficar esgotados. Então faça uma festa! Convide a mídia [pode ser o jornal ou TV local da universidade] e todos que ajudaram na consecução do objetivo.

Passo 11.

Construa uma nova liderança no seu grupo – Se você encontrou ótimos líderes durante sua empreitada, certifique-se de dar-lhes uma chance de liderar.

Uma parte do seu trabalho como organizador estudantil é identificar e formar líderes. A tarefa de recrutar e treinar líderes é uma atividade constante durante toda a existência de sua associação estudantil. Quando estiver a procura de novos líderes para a sua organização, preste atenção nos indivíduos que demonstrem que:

Querem que eles e o seu grupo sejam bem sucedidos na tarefa proposta

Se comunicam bem com as pessoas

Conseguem motivar os outros para tomar parte de uma ação em prol de uma causa

Estão bem informadas sobre a universidade, seus integrantes e seus interesses

Possuem um lealdade com a universidade e a associação de estudantes

Sabem como compartilhar o poder

Dica!

Nunca tente fazer tudo por conta própria. Delegue responsabilidades a outros membros do grupo.

A lista abaixo é uma de possíveis responsabilidades que podem ser delegadas a outros membros do grupo principal:

COORDENE UM INVENTÁRIO DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO

Um inventário do campus universitário é uma coletânea de fatos sobre a área incluindo a população, tipos de cursos oferecidos, biblioteca, professores, técnicos administrativos, terreno e outros elementos únicos do campus.

IDENTIFICAÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS

 

Problemas e preocupações podem ser identificados através de pesquisas enviadas aos estudantes ou através de uma série de reuniões universitárias. As preocupações podem lidar com currículo, professores, métodos pedagógicos, biblioteca, estágios profissionais, segurança, melhorias estruturais, ou outras preocupações especiais de interesse.

REVEJA AS METAS PARA UNIVERSIDADE

 

O projeto de planejamento deve ser revisto e alterado à medida que continua a se formar.

PLANEJAMENTO DE AVALIAÇÃO E REVISÃO

 

O progresso do plano deve ser monitorado e avaliado regularmente para garantir o seu sucesso. Avaliações periódicas devem ser feitas para reconhecer os sucessos, detectar problemas e sugerir melhorias no programa.

Passo 11.

Agora que você criou com sucesso um grupo de estudantes e como ação inicial procurou descobrir o que as pessoas acham de uma idéia específica antes de colocá-las em prática, é hora de usá-la como uma base para o futuro, com um plano de longo prazo. Se uma universidade é vista como uma instituição que produz conhecimento e prepara intelectual e profissionalmente seus estudantes e como um investimento contínuo para o seu futuro, então medidas precisam ser tomadas para elaborar as mudanças que irão ocorrer. Um plano, para ser implementado na universidade, é um modelo que fornece uma estrutura para a tomada de decisão no presente e no futuro. A qualidade de ensino e o progresso científico e cultural de uma universidade dependem da capacidade de seus estudantes para planejar o seu futuro. Um plano educacional contém várias declarações sobre o que os estudantes gostariam de ver acontecer (metas) e princípios que eles gostariam que fossem seguidos (políticas). O plano também contém sugestões de estratégias sobre como atingir os objetivos. Lembre-se de que nem todo objetivo requer mudanças. Por exemplo, se uma comunidade desfruta atualmente um determinado serviço que deseja manter, o objetivo é manter esse aspecto, enquanto prosseguem as mudanças em outras áreas.

Diretriz de Desenvolvimento Anual do Campus Universitário:

Identifique de uma a três questões que são de preocupação geral dos estudantes

Forme um comitê para cada questão para acelerar a resolução da mesma

Identifique os recursos disponíveis que podem ser utilizados para auxiliar o comitê

Identifique as estratégias e metas

Chegue a um acordo sobre a frequência em que os progressos serão análisados, e como serão medidos

Implemente as estratégias

Passo 12.

Volte ao passo 1!

Obviamente, quando você tem um grupo organizado, você não tem que criar um grupo novo para cada questão. No entanto, temos sempre que continuar a ouvir e atrair novas pessoas. Algumas pessoas podem querer trabalhar em cima de uma nova questão, mesmo que não estivessem interessados nas anteriores. Lembre-se que, na maioria dos casos, frequentemente as pessoas preferem se reservar e ver se sua idéia é bem-sucedida antes de comprometer tempo e energia com isso. Não se ressinta com estes “retardatários:” eles são tão essenciais para o grupo como os fundadores, pois sem o seu apoio em massa, você é muito menos eficaz e menos suscetível de ser aceito por todo o campus.

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