Como Fazer uma Apresentação de PowerPoint

Por Andy Goodman

Use as imagens para se comunicar (através da visão) com o lado direito do cérebro dos espectadores, e use a sua voz para se comunicar (através da audição) com o lado esquerdo do cérebro dos espectadores.

Finalidade do PowerPoint

Uma apresentação de PowerPoint é completamente diferente de um documento textual. Brochuras, memorandos, relatórios ou qualquer outro tipo de material impresso pode fazer o trabalho árduo de transmitir a informação de você para o público. Sua apresentação – independente de ter 10 minutos ou duas horas de duração – deve ser algo completamente diferente de um material impresso (resenha, resumo ou artigo). Caso você precise de um resumo para ajudá-lo a se lembrar dos pontos principais do seu tema carregue consigo cartões de índice.

O seu tempo no podium é uma oportunidade de transmitir a essência da sua proposta, dar ênfase aos pontos principais de um relato, ou contar histórias que ilustrem o seu ponto. O propósito central do PowerPoint é prover elementos visuais que demonstrem de forma clara, retratem dramaticamente e enfatizem emocionalmente cada ponto que você deseje abordar.

Os espectadores tem dois canais para processar informação: o visual e o auditivo. Esses canais trabalham simultaneamente, por isso o público é perfeitamente capaz de olhar para um slide, ouvir o palestrante e processar a informação recebida por ambos os canais. Essas mesmas pessoas podem se atrapalhar quando tem que processar muita informação de uma só vez.

Quando as pessoas lêem o texto que é projetado na tela ao mesmo tempo em que o orador recita o mesmo texto em voz alta, a tendência do público é procurar por divergências [entre os dois] para determinar se o texto projetado na tela e as palavras ditas pelo palestrante, são de fato, as mesmas. E isso tudo significa que a última coisa que o espectador está fazendo é se focar no conteúdo!

Aposente a caixa de texto

Maioria das apresentaçãoes de PowerPoint que se vêem por aí usam o background branco [que é padrão] para cada slide. Isso projeta a manjada caixa branca, fazendo muitas apresentações serem mais do mesmo. Mesmo quando os palestrantes descobrem como selecionar outras cores de background (ou usar os templates), suas imagens e textos parecem estar presas dentro de uma caixa.

No entanto quando você usa o preto como background o projetor de LCD coloca apenas as imagens e o texto que você escolheu. Isso permite que você elabore slides sem qualquer borda aparente fazendo o espectador focar sua atenção precisamente onde você quer que esteja.

O melhor de tudo, colocando o background preto, o texto e a imagem se tornam os únicos itens na tela, e os olhos irão gravitar naturalmente entre eles.

Transmita conteúdo

Identidade

Use um texto claro e conciso e imagens com um forte apelo emocional [para retratar e reforçar visualmente o texto]. Prefira sempre imagens em preto e branco (mesmo quando a versão em cores estiver disponível), pois estas ajudam os espectadores a exergar a história na imagem ao invés de se distrairem devido a uma gama de cores. Use o plano de fundo [backgroud] preto. Se pautando por essas referências você sera capaz de direcionar a atenção do público a se focar nos elementos importantes.

Estrutura

Sua meta deve ser a clareza portanto seu material deve ser simples. Uma visualização estruturada, uso de imagens fortes e o uso limitado de texto será o diferencial.

Use animação para controlar o fluxo de informação e transmitir significado

Controle o fluxo de informação

Quando um slide com mais de um tópico aparece na tela, os espectadores irão ler todos os tópicos automaticamente, mesmo que o palestrante ainda esteja a falar do primeiro tópico da lista. Isso cria problemas na transmissão da informação do orador para o ouvinte. Quando os espectadores lêem o que ainda será dito perdem invariavelmente o que está sendo explicado do ítem anterior, consequentemente perdendo informações fundamentais logo de início. E como eles já sabem o que o apresentador irá falar nos ítens subsequentes se dispersarão até que o slide seguinte apareça.

A animação evita esse problema. Mostrando cada ítem por vez, e o público só irá ver na tela o que o palestrante desejar. Os tópicos subsequentes permanecerão ocultos até que a explicação tenha terminado. Retire da platéia todas as possibilidades que tenham para se distrair.

Apresente informações complexas gradualmente

Haverá ocasiões em que você usará imagens gráficas que concentram muita informação em um único slide. Mostrar a imagem completa de uma só vez pode sobrecarregar o espectador e mesmo que você tente explicar qual o significado de cada elemento, você corre o mesmo risco do apresentador que mostra todos os tópicos de uma só vez. Enquanto você tenta explicar o gráfico a mente do público divaga tentando desvendar o sentido da imagem por conta própria. Use o efeito de animação para trazer cada elemento do gráfico gradualmente.

Transmita significado

Deve haver uma razão válida para um texto se mover em um slide. Uma boa razão para isso é ao usar citações de livros, revistas websites ou outras fontes. Use a animação para enfatizar a fonte da qual foi retirada a citação.

Use o comando PEEK IN FROM LEFT para fazer uma citação emergir de uma imagem de uma capa de livro situado a esquerda do seu slide até se estabilizar a direita da capa do livro. Quando fizer isso de um tempo de dois segundos aproximadamente para que leiam o título e quando a citação surgir fique em silêncio para que a platéia possa lê-la sem ficar sobrecarregada de informação.

Crie uma hierarquia visual

Assim como uma peça publicitária impressa ou um outdoor, um slide de PowerPoint deve capturar a atenção e direcioná-la como uma placa de trânsito. Geralmente os slides de uma apresentação mediana possuem os requisitos minimos aceitáveis – um título, tópicos, imagens e legendas – mas o design não diz ao espectador onde olhar primeiro e em que ordem. Há uma confusão visual. E como resultado os olhos e a mente vagueiam sem destino dispersando a atenção do espectador.

Desordem e confusão são falhas de design e não necessariamente de quantidade de informação. Portanto em muitos casos rearranjar e priorizar os mesmos elementos, podem transformar um slide mal estruturado em algo de uma beleza estonteante.

Evite o uso de templates do PowerPoint, pois eles agregam pouco valor a sua apresentação ao mesmo tempo em que negam espaço aos elementos que legitimamente o requerem.

Atalhos

Para direcionar a atenção do público de volta ao podium:

Dada a oportunidade de escolha entre olhar para o orador ou para um slide, o público geralmente preferirá o slide. Conforme-se, se eles podem lhe ouvir, não se sentirão obrigados a lhe olhar. Porém as vezes você precisará que eles se foquem completamente em você. Para isso aperte a tecla B do teclado quando o PowerPoint estiver no modo de exibição, a tela ficará preta, e todos os olhares irão se virar para você. Aperte B novamente para o seu slide reaparecer – e todas as cabeças se virarão para a tela. (Você pode conseguir o mesmo efeito apertando a tecla W – que faz a tela ficar branca – porém as pessoas se distrairão com isso pois ficarão na expectativa de que pode aparecer algo dentro do fundo branco.)

Mostrar um slide a qualquer momento:

Inevitávelmente em algum momento da apresentação pode ser que surja a necessidade de voltar a um slide anterior. Isso além de desperdiçar tempo entedia o público. Então como fazer isso sem voltar slide por slide?

Para ir diretamente a qualquer slide, digite o número do slide [no teclado numérico] que você deseja exibir e aperte ENTER. Para retornar ao último slide exibido antes do salto, digite seu número e aperte ENTER. Obviamente você necessitará de uma lista numerada de todos os seus slides a mão, mas com esse pequeno esforço extra, você terá a liberdade de poder se mover para qualquer ponto da sua apresentação de PowerPoint facilmente.

Acessando slides bônus:

Quando você tiver slides que pareçam opcionais, coloque-os no final da sua apresentação [como slides de bônus]. Inclua-os na sua lista numerada e – usando as instruções acima – você poderá acessá-los rápidamente voltando onde estava anteriormente.

Esse tipo de planejamento pode auxiliá-lo durante a parte na qual o público lhe faz perguntas. Se você já ministrou a mesma palestra diversas vezes, já em ideia de quais questões irão surgir. Então crie slides para servirem de apoio visual na hora de esclarecer tais questões. Se as questões previstas surgirem, você parecerá excepcionalmente preparado. E caso não apareçam, paciência.

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